Haciendo Zoom Out

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Si hacemos una búsqueda rápida en google sobre “metodología ágil”, por ningún lado encontraremos la palabra Design Thinking, ni un solo gráfico de sus famosas 5 etapas. Entonces me pregunto, ¿por qué algunas universidades, instituciones educativas, consultores y empresas se refieren al Design Thinking como una metodología ágil? ¿Por queeeeeeeeeeé? ¿Por qué meten en el mismo saco a todas las metodologías y herramientas nuevas que aparecen?

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Es normal que con tanta confusión, nos hagamos tantas preguntas mientras estamos llevando a cabo un proyecto. ¿Qué es una metodología? ¿Qué es ágil? ¿Cuántas herramientas existen? ¿En qué momentos se deben de utilizar? ¿Realmente todas son metodologías ágiles? ¿Se pueden combinar y mezclar?

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No perdamos la calma. Primero situémonos en el mapa. Como sé que no tienes uno a la mano, te presento este:

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El punto A es donde usualmente nos encontramos cuando tenemos una idea o identificamos una oportunidad y el punto B es la meta, convertirla en un negocio rentable o una solución sostenible. Si bien este mapa no nos muestra el camino de incertidumbre y riesgo que enfrentaremos, sí nos presenta dos grandes momentos que tenemos que aprender a diferenciar, la Exploración y la Explotación.

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Exploración: Alta incertidumbre. Es el momento de la creación, el descubrimiento, la validación y aceleración de ideas totalmente nuevas y desconocidas para quien se propone llevarlas a la realidad. Aquí buscamos empatizar y experimentar.

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Explotación: Menor incertidumbre. Es el momento del crecimiento, el margen de error debe de ser mínimo, sabemos lo que hacemos. Aquí buscamos agilidad, eficiencia y productividad.

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La clave es no priorizar la explotación sobre la exploración de nuevos negocios, sino que debemos ser muy buenos en manejar simultáneamente los dos momentos, de explorar nuevos negocios y explotar los existentes. Las empresas que logran manejar estos dos momentos simultáneamente se les llama ambidiestras y logran adaptarse de una manera más rápida a los cambios constantes que vivimos y seguiremos viviendo.

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La ilusión de control

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Lamentablemente, la mayor parte de personas y organizaciones prefieren explotar, es aquí donde se sienten más seguras y cómodas. La búsqueda de control hace que olviden que existe el momento de exploración o se lo saltan, creyendo que pueden predecir el futuro y decidir lo que sucederá con sus ideas. Algo muy recurrente es que, tanto las personas que lideran equipos como las que deciden emprender, llevan sus ideas a la ejecución prematuramente, porque se ven bien en las presentaciones, hacen sentido en una hoja de cálculo o son atractivas en un plan de negocio, solo para aprender muy tarde que su visión en realidad era una alucinación.

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Para que no caigas en este mismo error, debes de tener súper claro que, ante cualquier nueva idea nos enfrentamos a una alta carga de incertidumbre, y ¿cuál es el trabajo número uno de una persona innovadora o emprendedora? Reducir la incertidumbre y el riesgo. Es por eso que al momento de explorar no podemos pensar en agilidad, eficiencia ni productividad, necesitamos adoptar nuevas mentalidades y capacidades que nos permitan navegar la incertidumbre a través de la experimentación.

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¿Y la agilidad?

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La agilidad aparece a partir del 2001, y se presenta como una nueva forma de abordar la producción y la gestión de proyectos en una organización. Aparece en contraposición a la gestión tradicional, la cual es excesivamente “pesada” y rígida. La agilidad no se refiere a rapidez, sino a ser adaptables, a entender que no podemos seguir definiendo planes y apegarnos a ellos en un mundo tan cambiante como en el que vivimos. La agilidad es utilizada en el momento de la Explotación, sea para mejorar nuestra forma de producir nuestros servicios y productos o ser más flexibles al ejecutar una nueva solución (después de haber pasado por la Exploración) para nuestros clientes. Aquí puedes ver un poco más al respecto:

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Entonces, si cada momento presenta sus respectivas características y sus propias dificultades, necesitamos diferentes metodologías que se adapten al momento en el que nos encontremos. No podemos meter en el mismo saco a todas las metodologías, herramientas, marcos de trabajo, sistemas y procesos, de lo contrario, les seguiremos echando la culpa cuando no logremos los resultado que nos prometieron.

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Diferentes momentos, diferentes herramientas.

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Listo, tenemos variedad de metodologías, marcos de trabajo y/o herramientas, y tenemos 2 grandes momentos, Exploración y Explotación. ¿Qué tipo de metodologías, marcos de trabajo y/o herramientas puedo utilizar en qué momento?

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Aquí te dejo una lista de algunas metodologías y herramientas categorizadas por momentos con breves definiciones y enfoques.

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Exploración: Un momento de Inspiración y experimentación, necesitamos metodologías y/o herramientas que nos ayuden a pasar más tiempo en el espacio del problema, a empatizar con nuestros usuarios, buscar inspiración, descubrir insights, co crear con nuestro equipo y usuarios, validar nuestras hipótesis y experimentar nuestro camino hacia la solución.

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1. Creative Problem Solving (CPS): Nace formalmente en los 1940’s a manos de Alex Osborn y Sidney Parnes*.* Es un proceso que consta de 4 etapas: Clarificar, Idear, Desarrollar y Planificar. Hace tangible y acerca el proceso creativo a las personas y a utilizar diversas herramientas para redefinir los problemas y oportunidades que enfrentan, llegar a soluciones nuevas e innovadoras y a tomar acción. En mi opinión, se puede utilizar cuando enfrentas algún problema y no tienes muchos recursos a la mano, económicos, equipo y tiempo.
2. Design Thinking (DT): Un proceso creativo que toma herramientas de los diseñadores, que a comparación del CPS, nos lleva a pasar mucho más tiempo en el espacio del problema para descubrir necesidades reales, las cuáles serán la palanca para experimentar nuestro camino hacia la solución. Este proceso nos lleva a construir rápidamente nuestras ideas y más aún testearlas con los usuarios reales. Se enfoca en poner al centro de todo a la persona, las personas para las cuales diseñas y quienes llevan a cabo el proceso. Es un proceso largo y denso para el cual necesitamos equipos con perfiles diversos que puedan ver un problema desde diferentes perspectivas y que estén preparados para abrazar la ambigüedad durante todo el proceso. Lo recomiendo para resolver problemas muy complejos, con mucha carga de personas
3. Design Sprint: Una metodología nacida en Google y hecha conocida por Jake Knapp, con la que él ayudaba a resolver retos a startups en 5 días. Luego una agencia Aj&Smart la llevo al ámbito organizacional, hicieron su versión de 4 días. Desde mi punto de vista está basada en el CPS. Los pasos son Alineamiento, Sketching, Decisión, Storyboarding, Prototipado y Testeo, y necesita de un equipo multidisciplinario que esté muy cerca al problema el cual se quiere resolver. Te recomiendo utilizar este sistema si tienes una idea de solución y necesitas data para saber si es algo que vale la pena construir.
4. Business Model Canvas (BMC): Un lienzo creado por Alex Osterwalder como contraparte al anticuado Plan de Negocios, ya que ningún plan de negocios sobrevive al primer contacto con un cliente. El BMC permite visualizar los componentes necesarios para convertir un problema o necesidad de cliente en una empresa rentable, a través de la experimentación. Es un herramienta que se puede utilizar luego de haber llegado a una solución a través de Design Thinking y necesitas diseñar el mejor modelo para hacerla rentable. Si eres un emprendedor podrías empezar directamente con tu idea de negocio. Esto se hace en 3 pasos: Diseño de Modelos (en plural, muchos modelos), Mapeo de Hipótesis, Testeo de Hipótesis y Construcción de MPV (Mínimo Producto Viable).
5. Service Design: El service design es una disciplina que nos permite mapear cuál es el viaje de nuestro cliente con nuestra marca, la herramienta principal que utiliza es el Service Blueprint, la cuál alinea a las áreas y los procesos que hacen posible la entrega del servicio. Lo recomiendo para identificar puntos específicos de dolor en la experiencia del cliente.

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Explotación: Un momento para gestionar lo que sabemos hacer, necesitamos metodologías que nos permitan ser ágiles y adaptables, que mejoren la comunicación entre áreas, a generar autonomía en los equipos y a trabajar en ciclos cortos de trabajo:

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1. Agile: Nace en la industria de desarrollo de software como una filosofía que rompe con el esquema tradicional de trabajo en cascada. Es con el manifiesto ágil (2001), que se plantean 4 valores y 12 principios que ayudan a un equipo a adoptar un enfoque iterativo en la gestión de proyectos para proporcionar valor a sus clientes, más rápido. En vez de enfocarse en lanzamientos de gran envergadura, un equipo ágil entrega el trabajo en incrementos pequeños, pero que pueden ser utilizados. Si bien es aplicado en el desarrollo de software, hoy por hoy se está instaurando en diferentes mercados.
2. SCRUM:  No es una metodología, sino un marco de trabajo. Un marco para la gestión de proyectos ágiles que está formado por una serie de reuniones, artefactos, roles y normas que ayudan a los equipos a colaborar y a entregar valor en ciclos cortos de trabajo.
3. Método Kanban: Una herramienta ágil que nace en el ámbito de la manufactura (Taichi Onno, 1940) y que fue empleado por primera vez para el desarrollo de software por David J. Andersen, allá por el 2007. Kanban nos permite visualizar, a través de tarjetas físicas o digitales, y a administrar el flujo de trabajo limitando el trabajo en proceso (WIP). Te ayudará a identificar cuellos de botella y solucionarlos para que el trabajo pueda fluir.

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Cabe resaltar que antes que aparezca el manifiesto ágil, ya existían frameworks como el Scrum y el Extremme Programming, y fue a raíz de esto que se decidió redactar el Manifiesto Ágil, con la finalidad de establecer cuáles eran las mejores prácticas al momento de desarrollar software.

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Las mentalidades antes que los procesos

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¡Listo! Ya identificaste en qué momento te encuentras y decides utilizar cualquiera de las metodologías y herramientas arriba expuestas. Pero, ¿por qué aún así no obtienes los resultados que quieres o que te exigen? Déjame contarte un secreto. Todas estas metodologías te llevan a estar muy cerca al cliente, mucha experimentación y aprender constantemente, es decir, las personas que llevan a cabo estos procesos y metodologías deben de romper con las mentalidades tradicionales que llevan insertadas en sus "chips" desde hace siempre y la organización debe ser la que fomente este cambio de mentalidades empezando por sus líderes.

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No solo basta con crear planes de capacitación que incluyan algunos talleres de Design Thinking o de sentarnos en mesas ágiles para operar de la misma forma de siempre, se necesita de un esfuerzo integral, un cambio cultural real, nuevas reglas y estructuras organizacionales, líderes que fomenten y creen espacios para la exploración y la explotación, una organización que ponga el aprendizaje como prioridad, en otras palabras, crear un ambiente que permita el desarrollo de este tipo de proyectos. Si nada de esto se hace de una manera articulada, todas las capacitaciones que desarrollen quedarán en algo que nunca podrán aplicar, y si alguien logra poner en práctica lo aprendido, no generará los resultados que esperan.

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En resumen:

1. Cuando se enfrenten a un reto dense un momento para analizar el reto, identifiquen muy bien en qué momento se encuentran y luego decidan qué metodología podrían utilizar. Ninguna metodología o herramienta es una receta mágica que va a funcionar de la misma manera para toda clase de situación.
2. Si estás en el momento de la Exploración tus mejores aliadas serán las metodologías que te ayuden a inspirarte de tus usuario y a experimentar de manera constante tu camino hacia la solución.
3. Si ya tienes claridad de aquello que le genera valor a tu usuario o cliente es momento de utilizar algún marco de trabajo ágil, el que mejor se acople a tu realidad, siempre buscando entregar valor en incrementos pequeños que puedan ser utilizados por los usuarios.
4. La intención de cualquiera de estas metodologías, sea que estés explorando o explotando, es la búsqueda de la generación de valor.
5. Si eres una organización que busca que sus colaboradores apliquen estas nuevas metodologías de la manera correcta, enfócate en crear el ambiente necesario para que estas nuevas prácticas prosperen. No caigas en el teatro de la innovación o de la agilidad.